Ondernemingen zijn sinds 27 september 2020 verplicht om aandeelhouders/eigenaren van, en personen die zeggenschap hebben binnen, de onderneming vast te leggen in een UBO-register. Dit register is een gevolg van Europese regelgeving, waarbij het tegengaan van financieel-economische criminaliteit als onderliggend doel geldt. Maandelijks licht één van de Arkel Stad-notarissen een thema uit. Deze keer: Esther Dekker.

UBO staat voor iemand die een ‘uiteindelijk belang’ heeft in een organisatie. Vaak aandeelhouders of eigenaren, maar het kunnen ook mensen zijn die op een andere manier zeggenschap hebben binnen een onderneming. Bij een bv of nv zijn dit bijvoorbeeld personen met meer dan 25 procent van de aandelen of stemrechten. Vraag is: waarom moeten deze personen in een register vastgelegd worden?

Dat is het gevolg van Europese regelgeving in de strijd tegen financieel-economische criminaliteit. Elk land binnen de Europese Unie moet een UBO-register gaan bijhouden om bijvoorbeeld corruptie, witwaspraktijken en terrorismefinanciering tegen te gaan. Als bekend is welke persoon bij een bedrijf invloed heeft, is het ook eenvoudiger om deze persoon op te sporen bij mogelijke criminele activiteiten binnen de onderneming. Daarnaast kunnen personen en organisaties beter geïnformeerd zaken doen met ondernemingen door de informatie van het register op te vragen.

Een deel van de gegevens in het register is openbaar: voor- en achternaam, geboortemaand en –jaar, nationaliteit, woonland, de aard en omvang van het belang binnen een onderneming. Deze gegevens zijn vanaf 27 september 2020 te raadplegen via een uittreksel van de Kamer van Koophandel, welke verantwoordelijk is voor het beheer van het UBO-register. Andere gegevens blijven uitsluitend zichtbaar voor autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie, welke de gegevens mogelijk nodig kan hebben bij het onderzoek naar criminele praktijken.

[Wat moet ik als ondernemer doen?]

De Kamer van Koophandel zal elke organisatie die verplicht is UBO’ s te registreren een brief sturen. De registratie kan door de organisatie zelf plaatsvinden online of per post. Daarnaast kan een organisatie ook de notaris opdracht geven de registratie in het UBO-register te verzorgen. De registratie moet plaatsvinden vóór 27 maart 2022. Heeft u meerdere organisaties? Dan moet u voor elke organisatie een UBO-opgave doen. Wachten tot de brief hoeft niet: via www.kvk.nl/ubo kunnen UBO’s nu al ingeschreven worden.

De inschrijving via de notaris regelen? Bij de notaris worden documenten getoetst op juistheid, volledigheid en actualiteit én wordt de identiteit van de UBO geverifieerd. Bij twijfel kan geen medewerking worden verleend. Zo werken notarissen geen schijn van legitimiteit in de hand.

Benieuwd welke gegevens uw organisatie moet aanleveren voor het UBO-register? Bekijk op www.kvk.nl/ubo welke rechtsvormen daartoe verplicht zijn of laat je informeren door de notaris.